In jeder größeren Organisation, sei es ein privatwirtschaftliches Unternehmen oder eine Institution der öffentlichen Verwaltung, gehören Projekte zum Alltag. Auch wenn größere Vorhaben zu Programmen zusammengefasst werden, bleibt eine Vielzahl an Projekten, die koordiniert und gesteuert werden müssen.

Warum ist Projektportfoliomanagement so wichtig

Die systematische Strukturierung und die permanente Steuerung aller laufenden und der geplanten Projekte ist für den Gesamterfolg der Organisation von entscheidender Bedeutung, denn in Projekten

• werden die Zukunftsthemen bearbeitet und damit die Grundlagen für das Erreichen der strategischen Ziele geschaffen
• wird über erhebliche finanzielle Ressourcen und den Großteil der variablen Kosten disponiert
• sind die Know-How-Träger überproportional vertreten.

Defizite in der Praxis

Das Auftreten einiger der nachfolgend genannten Probleme ist in der Praxis regelmäßig zu beobachten:

• Mangelnde Transparenz der laufenden und geplanten Projekte für das Management
• Projekte kommen nicht termingerecht und mit dem geforderten Ergebnis ans Ziel
• Fehlentwicklungen in einzelnen Projekten werden zu spät erkannt
• Projektbudgets werden wesentlich überschritten, ohne dass es eine Chance der Gegensteuerung gibt
• Kosten und Leistung von Projekten stehen zu oft in keiner angemessenen Relation
• Ressourcenkonflikte zwischen Projekten sowie zwischen Projekten und Linie werden auf dem Rücken der betroffenen Mitarbeiter ausgetragen
• Die Projektleiter klagen über „Moving Targets“, das Management vermisst ausreichende Flexibilität gegenüber der Dynamik des Umfeldes
• Strategisch wichtige Projekte kommen nicht ins Laufen.

Aus der Vielfalt von Projekten ein Projektportfolio zu entwickeln und dieses nach strategischen und betriebswirtschaftlichen Aspekten zu steuern, ist daher eine essenzielle Herausforderung für das Top-Management.