Geschäftsprozessoptimierung – Alter Hut, noch nie getragen!

Unsere nunmehr vierte Fachveranstaltung am 20. Oktober 2005 im MUMOK widmete sich dem Thema Geschäftsprozessoptimierung. Mehr als 100 Teilnehmer bewiesen, dass dieses Thema – wie bereits mit dem Titel  zum Ausdruck gebracht wurde – Organisationen zwar schon seit langem beschäftigt aber tatsächlich nichts an Aktualität und Relevanz eingebüßt hat.  

Wie bereits in der Vergangenheit ist es uns auch diesmal wieder gelungen, namhafte Vortragende aus der Praxis zu gewinnen, um an den von ihnen gemachten Erfahrungen zu partizipieren.
Das detaillierte Programm finden Sie hier, einen optischen Eindruck von der Veranstaltung finden Sie in einer Slideshow am Ende dieses Berichtes..

In seinem Einführungsvortrag stellte Mag. Günther Klaura, der in der act MC für den Geschäftsbereich Organisation und Prozesse verantwortlich ist, die  unterschiedlichen Aspekte des Themas dar und spannte damit den inhaltlichen Bogen für die nachfolgenden Berichte aus verschiedenen Organisationen und Unternehmen. Er stellte nachvollziehbar dar, dass die Optimierung von Geschäftsprozessen die optimale Basis für eine Weiterentwicklung der Organisationsstruktur und des Risikomanagements als auch die Grundlage für die Applikationsentwicklung und die Vereinbarung von Service Levels sind. Eine Studie zeigt, dass zumindest jedes dritte Unternehmen seine Kosten dadurch nachhaltig um mehr als 10% reduzieren konnte.

So gaben Erich Mader, Leiter der Beitragsprüfungsabteilung bei der Tiroler Gebietskrankenkasse (Bild rechts)  und Georg Fischelschweiger, Applikationsleiter des Bundesministeriums für Finanzen, Beispiele für GPO als Basis der Applikationsentwicklung und erörterten die ihrerseits gemachten Erfahrungen.  Sie präsentierten das von act MC begleitete, preisgekrönte Projekt GPLA (gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben). Im Rahmen dieses Vorhabens wurde dem Ziel, der Straffung der Verwaltung durch Vermeidung von Doppelgleisigkeiten sowie weiters Erleichterungen für die einzelnen Unternehmen herbeizuführen, voll und ganz Rechnung getragen. Damit verbunden war nicht nur die Straffung gemeinsamer Richtlinien sondern, vielmehr auch die Harmonisierung der Abläufe in den ausführenden Organisationen samt Implementierung einer gemeinsamen Datenbasis.  

Die prozessorientierte Organisation als Basis für die Resourcenoptimierung illustrierte Mag. Rainer Pichler, Corporate Process-, Project- & IT-Services bei der Austrian Airlines Group, in seinem Bericht über ein Projekt, in dem die Aufbauorganisation für IT-Services neu und stark prozessorientiert ausgerichtet wurde. Die durchgeführte Reorganisation sollte die Resourcenoptimierung im IT-Bereich gewährleisten. Dabei wurden im ersten Schritt insbesondere die bisherigen Prozesse einer sehr genauen Analyse unterzogen. Über die methodisch exakte Arbeitsweise hinaus war in diesem Projekt die Kooperation der Teamleiter mit teilweise sehr jungen Mitarbeitern sowie eine offene Kommunikation wesentliche Gestaltungselemente und verantwortlich für den Projekterfolg. „Durch die künftig klare Rollenzuordnung in den Prozessen ist es den Mitarbeitern leichter, ihre Aufgaben effizient zu erbringen“, schloss Mag. Pichler seinen Vortrag.

Nach der Pause folgte der Vortrag von Mag. Franz Ledermüller, Generaldirektor der SVB, in welchem er die Herausforderungen der geplanten Zusammenführung und Harmonisierung zweier Sozialversicherungsträger - der SVA (gewerbliche Wirtschaft) und der SVB (Bauern) - skizzierte, welche während der Konzeptionsphase maßgeblich auch durch act MC begleitet wurde. Sowohl die veränderte Erwerbswelt, das Zusammenwachsen der Berufsbilder als auch politische Vereinbarungen waren die Ausgangslage für die Fusionsbestrebungen zwischen den beiden Trägern. Detailliert beschrieb er den Ablauf, gegliedert in Ausgangslage, die vorgegebenen bzw. im Vorfeld erarbeiteten Ziele, die komplexe Projektorganisation sowie im Speziellen die Ergebnisse für die Supportprozesse des neuen Trägers. Mag. Ledermüller erklärte weiters, dass insbesondere die durchdachte Projektorganisation, die umfassende Einbindung von Betroffenen in das Projektteam sowie eine professionelle externe Begleitung äußerst wichtige Faktoren zur erfolgreichen Erreichung der gesteckten Ziele darstellen.   

Die erfolgreiche Integration der von der Zürich erworbenen Österreichischen Winterthur Versicherung beschrieb schlussendlich Dr. Gerhard Matschnig, Vorstandsmitglied der Zürich Versicherung Österreich. Zuerst ging er auf die durch die Fusion zu erwartenden Synergien und Vorteile ein: eine deutliche Steigerung der gemeinsamen Vertriebsstärke und die Entwicklung attraktiver Produkte durch die Nutzung der jeweils unterschiedlichen Stärken. Dr. Matschnig verdeutlichte die klaren Vorgaben durch die Zürich Versicherung und erklärte weiters, durch welche Maßnahmen die äußerst erfolgreiche Integration im Bereich Vertrieb gelingen konnte. Er gab als Erfolgsrezept an, dass alle betroffenen Mitarbeiter möglichst früh breit informiert wurden, und dass die Regeln und der Zeitplan, nach welchen die Integration samt Prozessharmonisierungen vollzogen werden sollten, sofort festgesetzt sowie klar und unmissverständlich kommuniziert wurden.

Zum Abschluss folgte eine Podiumsdiskussion zum Thema, welche von Mag. Günter Bauer, Mitglied  der Geschäftsleitung von act MC, moderiert wurde und Gelegenheit für Fragen bot. Die Vielzahl der Fragen unterstrich nochmals die Aktualität des Themas „Prozessoptimierung“, welche den Alltag von Organisationen und Unternehmen auch in Zukunft massiv prägen wird.

Die angeregte Diskussion wurde durch informelle Gespräche am Buffet ergänzt und fand sein inspirierendes Ende in einer Führung durch die aktuelle Ausstellung "Entdecken und Besitzen" des MUMOK .  Die Ausstellung ging über das traditionelle Konzept einer Kunstschau hinaus indem es die unterschiedlichen Motive und Herangehensweisen der Kunstsammler aufzeigte, die Sammleraktivitäten in Österreich analysierte und die Wichtigkeit engagierter Sammler für den Kunstbetrieb in Österreich betonte. Womit durchaus Parallelen zu den Geschäftsprozessen in der Wirtschaft beobachtet werden konnten und die eine oder andere Anregung mitgenommen wurde.

Lassen Sie die Veranstaltung Revue passieren mit einer Slideshow.